Foto: Sophie Buysse
Je financieel plan, de sleutel tot succes
Sophie vertelt: “Een financieel plan stelt je in staat om maand na maand af te toetsen of je in de goede richting gaat en je de juiste stappen zet om je doelstellingen te behalen. Het biedt tal van inzichten; zie het als de cockpit van waaruit je je bedrijf kunt aansturen en begeleiden. Vergelijk hiervoor maandelijks je werkelijke cijfers met je financieel plan.”
Als de realiteit afwijkt van de verwachtingen, kan je bijsturen, vertelt Sophie: “Neem bijvoorbeeld iets meer boekingen aan, bespaar op bepaalde kosten of stel je doelstellingen bij. Dergelijke waardevolle inzichten krijg je alleen door je financieel plan actief te gebruiken.” Je financieel plan is dus de best friend van jouw bedrijf.
Weet hierbij: er bestaat geen perfect financieel plan. Sophie: “Het zou heel straf zijn moest je elke maand uitkomen op de opbrengsten en kosten die je voorzien had. Het geeft je echter wel een dynamische leidraad en belangrijke inzichten. Hoe beter je jouw bedrijf namelijk kent, hoe beter je de markt kent, én hoe beter je tendensen zal kunnen inschatten. Je kan véél uit je financieel plan leren.”
Heb jij een financieel plan nodig?
Niet elk bedrijf heeft evenveel nood aan een financieel plan. “Voor een eenmanszaak die van thuis uit werkt bijvoorbeeld, is het opstellen van een financieel plan minder belangrijk, en is het bovendien vrij eenvoudig. Zodra je echter te maken krijgt met personeelskosten, huur, een wagenpark, reclamekosten, enzovoort, wordt een financieel plan essentieel. Je dient je cijfers goed bij te houden, en duidelijk te weten welke richting je uitgaat. Tenzij je hier zelf bedreven in bent, dien je wellicht externe hulp in te schakelen van je boekhouder of financieel adviseur.”, vertelt Sophie.
Wanneer begin je aan je financieel plan?
Volgens Sophie ligt je financieel plan het liefst klaar op het einde van het jaar: “Voer altijd een budgetoefening uit in het laatste kwartaal. Kijk terug op de resultaten van het afgelopen jaar in verhouding tot je inspanningen. Wil je volgend jaar meer, even veel, of minder doen? Gebruik deze inzichten om je financieel plan voor het komende jaar op te stellen.”
Een goed financieel plan: hoe begin je eraan?
Sophie gaat verder: “Een sterk financieel plan begint bij je strategie: waar wil je volgend jaar, of binnen twee à drie jaar, staan? Verder dan drie jaar vooruitkijken, is al wat complexer. Probeer dus je langetermijnvisie te vertalen naar concrete doelstellingen voor het komende jaar.”
“Stel jezelf de vraag: ‘Wat is er voor míj belangrijk, wat wil ik (met mijn team) realiseren binnen deze periode?’. Jouw doelstellingen vormen de basis van je financieel plan. Denk ook na over hoe je jouw target(s) kan halen. Welke stappen dien je te ondernemen? Hoeveel gaat het kosten, en wat gaat het je opbrengen?”
Welke informatie neem je op in je financieel plan?
Wat je opneemt in je financieel plan, hangt af van het doel waarvoor je jouw plan wil gebruiken, vertelt Sophie: “Een eenvoudig financieel plan begint met de boekhoudkundige cijfers van je bedrijf: je inkomsten, investeringen en kosten. Hiermee kan je een margeberekening maken, zodat je onder andere kan zien of jouw verkoopprijs goed zit ten opzichte van je kosten.”
Je kan jouw financieel plan vervolgens ook uitbreiden tot een managementdashboard, om je bedrijf mee aan te sturen. Sophie: “Dit gaat verder dan alleen je financiële gegevens en boekhoudcijfers. Voor kleinere bedrijven is het vaak echter voldoende om een eenvoudig doch sterk financieel plan te hebben. Het belangrijkste is om je omzet en kosten goed in de gaten te houden, zodat je de verhouding tussen beide kunt begrijpen en indien nodig kunt bijsturen."
Zit je vast bij het opstellen van je plan of weet je niet waar te beginnen? Sophie tipt: "Bij de oprichting van je vennootschap heb je een financieel plan ingediend – in de meeste gevallen voorbereid door je boekhouder op basis van jouw input. Vraag dit plan opnieuw op bij je boekhouder. Als het oorspronkelijke plan voor je bedrijf, en gezien de bestuurdersaansprakelijkheid van drie jaar, is dit een belangrijk document en de perfecte basis voor je toekomstige budgettering."
Zijn jouw resultaten seizoensgebonden?
“Als je een patroon opmerkt van een hogere of lagere omzet in bepaalde maanden, is het interessant om je financieel plan maandelijks of per kwartaal op te stellen.”, zegt Sophie. “Als je van mei tot september bijvoorbeeld de helft of drie vierde van je omzet genereert, is een jaarplan waarbij je jouw omzet over twaalf maanden verdeelt niet ideaal. Voorzie effectief die omzet voor die vijf maanden, zodat je kan berekenen wat je in de ‘rustigere’ maanden nog dient te doen -hoeveel omzet je bijvoorbeeld nog dient binnen te halen- om je doelstellingen te bereiken.”
De meest voorkomende financiële fouten van bedrijven
Sophie deelt welke fouten ze bedrijven het meest ziet maken: "Veel bedrijven hebben te weinig inzicht in hun cijfers, waardoor ze hun kostenstructuur en marge niet goed kunnen inschatten. Ze weten vaak niet goed waar ze met hun bedrijf staan. Voor huwelijksleveranciers is elk groot feest bijvoorbeeld een ‘project’. Het is cruciaal om te weten of je dit project onder controle hebt, en hoeveel je er uiteindelijk aan zal verdienen. Wat als je bijvoorbeeld extra personeel dient in te zetten? Zorg voor voldoende bufferruimte in je marge. Als je wat meer marge hebt, kan het minder kwaad als je je een keer misrekent bij een project.”
Sophie vult aan: “Een eenvoudige Excel kan soms al wonderen doen. Belangrijk hierbij is dat de juiste input in die Excel terecht komt, en dat jouw boekhouding tijdig verwerkt wordt. Stel dat je per kwartaal je cijfers te zien krijgt, en zo ook je nieuwe inzichten, kan het al te laat zijn om nog voor het volgende kwartaal bij te sturen. Idealiter hou je dus zelf een zicht op je opbrengsten en kosten.”
De belangrijkste stappen voor een sterk financieel plan
1. Je boekhouding op orde zetten en houden
Sophie: “Eerst en vooral is het cruciaal om je boekhouding zo snel mogelijk op orde te krijgen. Werk je cijfers tijdig bij en vraag je boekhouder of financieel adviseur om regelmatig met jou samen te zitten en waardevolle inzichten te delen. Alleen zo weet je waar je als bedrijf vandaag staat. Hoe sneller je jouw data verwerkt, hoe sneller je resultaat zal zien. Wacht dus niet te lang met het inscannen van je bonnetjes, zodat je accountant ook verder kan.”
2. Externe hulp inschakelen
Lukt het je niet om tijdig inzichten uit je boekhouding te halen? “Schakel externe hulp in, zoals een consultant van Fin Forward, om je financiële administratie sneller in orde te brengen. Zij kunnen het voorbereidend werk doen, zodat je boekhouder of financieel raadgever sneller met je data aan de slag kan.”, deelt Sophie.
3. Je medewerkers betrekken
Het is eveneens belangrijk om je werknemers bij het hele proces te betrekken. Sophie benadrukt: "Een financieel plan dient door je hele team te worden gedragen, aangezien je een strategie voor het komende jaar opbouwt. Communiceer dus regelmatig over jullie doelen en de huidige stand van zaken. Zorg ervoor dat je medewerkers weten waar ze precies voor werken, zodat jullie samen een succesvol verhaal schrijven."
Over Sophie Buysse en Fin Forward
Sophie Buysse is managing partner van Fin Forward en co-founder en partner van Resolvus. Fin Forward is een team van een vijftigtal ervaren consultants, die bedrijven en projecten in heel Vlaanderen tijdelijk financiële ondersteuning bieden. Resolvus begeleidt kmo’s op vlak van rapportering, financiering, en CFO diensten.
Graag toegang tot meer inzichten en opleidingen van PRO Collective? Log hier in. Ben je nog geen partner van House of Weddings? Sluit je aan via deze link voor toegang tot onze hele Academy, Community en netwerkevents!